01 Nov Vidéomédiations

 

Médiations et visioconférences : vidéomédiations

Légalité, praticité et économie de coûts pour les médiateurs et les parties

Guide pratique et actualisé pour celles et ceux qui souhaitent intégrer la médiation par visioconférence avec sécurité juridique, efficacité et une bonne expérience utilisateur, en particulier lorsque les parties se trouvent géographiquement éloignées.

La médiation par visioconférence est pleinement valable dans les domaines civil, commercial et familial, et elle est de plus en plus présente dans les médiations de voisinage, communautaires, scolaires ou professionnelles. Dans de nombreux cas, c’est la voie la plus efficace pour engager ou finaliser un processus de résolution de conflits, notamment lorsque les parties se trouvent dans des lieux géographiquement séparés. Elle permet des économies de temps et d’argent, un accès plus rapide aux professionnels et facilite la participation des personnes ayant des limitations de mobilité ou résidant à distance.

Avec une bonne préparation technique et des protocoles clairs en matière de confidentialité, de sécurité et d’identification, elle garantit la même qualité et les mêmes garanties qu’une séance en présentiel. Les séances, afin de préserver la confidentialité, ne sont pas enregistrées, sauf accord écrit exprès de toutes les parties.

1) Cadre juridique essentiel (Espagne, Catalogne et Union européenne)

Espagne (domaine civil et commercial)

• La médiation est reconnue et encouragée, y compris l’usage de moyens électroniques (visioconférence) et de procédures simplifiées pour les litiges de faible valeur.
• Les accords de médiation peuvent être formalisés par signature électronique et être portés en acte authentique ou homologués judiciairement.

Catalogne (droit privé)

• La Loi 15/2009 sur la médiation en matière de droit privé admet expressément l’utilisation de moyens télématiques et établit les conditions d’inscription des médiateurs.

Union européenne

• La Directive 2008/52/CE promeut l’usage des nouvelles technologies dans les procédures de médiation.
• Le Règlement eIDAS et la Loi 6/2020 garantissent la validité juridique de la signature électronique, notamment la signature qualifiée.

En résumé, la visioconférence constitue un moyen pleinement légitime pour conduire des séances de médiation et de conciliation, à condition de préserver la confidentialité, la libre volonté et l’identification correcte des parties.

2) Validité juridique et preuves

• Identification préalable : vérification de l’identité (carte d’identité, passeport) et comparaison avec les données figurant dans le mandat de médiation.
• Consentement éclairé : acceptation expresse du règlement de médiation et de l’usage de la visioconférence.
• Intégrité et traçabilité : utilisation de plateformes sécurisées permettant le contrôle d’accès, le chiffrement et l’enregistrement minimal des incidents techniques.
• Formalisation des accords : signature électronique (avancée ou qualifiée, selon le cas).
• Force probante : les documents et signatures électroniques ne peuvent être privés d’effets du seul fait de leur nature électronique ; ce qui importe, c’est leur authenticité et leur intégrité.

3) Protection des données et confidentialité

• Base juridique du traitement : consentement et/ou exécution d’un contrat de médiation ; en cas de données sensibles, adopter des mesures complémentaires.
• Principe de minimisation : éviter l’enregistrement des séances sauf nécessité absolue et avec le consentement éclairé de toutes les parties.
• Sécurité : chiffrement, mots de passe, salles d’attente virtuelles, contrôle des participants et fermeture sécurisée des sessions.
• Sous-traitants : conclure des contrats spécifiques avec les fournisseurs de services de visioconférence et de signature électronique.
• Droits des personnes : accès, rectification, suppression, opposition et limitation du traitement.

4) Praticité et économie de coûts

Économies directes

• Réduction des déplacements, de la location de salles et des frais annexes.
• Moins d’heures improductives (trajets, attentes).

Efficacité

• Agenda plus souple et disponibilité plus rapide.
• Possibilité d’intégrer des observateurs ou experts à faible coût.
• Facilite les processus hybrides (une partie en présentiel, l’autre à distance) et les réunions privées (caucus).

Impact environnemental

• Moins d’émissions liées à la mobilité, contribuant à la durabilité.

Les médiateurs exerçant en mode hybride peuvent réduire leurs coûts indirects de 30 à 50 % par rapport à la pratique exclusivement présentielle.

5) Quand la visioconférence est-elle recommandée ?

Particulièrement recommandée lorsque :

• Les parties vivent loin ou dans des régions différentes.
• Il faut garantir la sécurité personnelle ou émotionnelle (la distance réduit la tension).
• Une progression rapide est nécessaire (session d’information, premier contact, relecture d’un accord).

Préférable en présentiel lorsque :

• Les participants ont une faible maîtrise numérique.
• Le niveau de conflit est élevé et nécessite plus de contrôle sur l’espace et le langage non verbal.
• Des vérifications documentaires physiques doivent être faites sur place.

6) Bonnes pratiques pour une vidéomédiation réussie

1. Préparer un protocole clair (confidentialité, tours de parole, caucus, enregistrement).
2. Effectuer un test technique préalable : connexion, caméra, micro, plan B.
3. Vérifier l’identité via une salle d’attente virtuelle.
4. Gérer les caucus dans des espaces séparés et sécurisés.
5. Partager les documents à l’écran ou dans un dossier protégé.
6. Utiliser la signature électronique avec horodatage.
7. Rédiger un compte rendu et convenir des prochaines étapes.

Dans ma pratique professionnelle, j’utilise la plateforme Zoom, pour sa fiabilité, son chiffrement et ses outils de contrôle (salles d’attente, gestion des participants, autorisations d’écran).

7) Modèle de clause pour le mandat de médiation (visioconférence)

Usage de moyens télématiques et de visioconférence. Les parties conviennent que les séances de médiation pourront être réalisées par visioconférence ou autres moyens télématiques, tout en garantissant la confidentialité, l’identification des participants et la sécurité des communications. Aucune séance ne sera enregistrée sans le consentement écrit, préalable et exprès de toutes les parties. Les documents et, le cas échéant, l’accord final seront formalisés par signature électronique dotée de pleine validité juridique.

8) Questions fréquentes

La médiation par visioconférence a-t-elle la même valeur que la médiation en présentiel ?
Oui. L’essentiel réside dans les garanties de volontariat, de neutralité, de confidentialité et d’identification, ainsi que dans la bonne formalisation des accords.

Les séances peuvent-elles être enregistrées ?
Seulement avec le consentement préalable et éclairé de toutes les parties. En général, cela n’est pas recommandé afin de préserver la confidentialité.

Comment signer l’accord final ?
Au moyen d’une signature électronique qualifiée, qui possède la plus haute valeur probante.

Quand la visioconférence est-elle particulièrement utile ?
Lorsque les parties sont éloignées géographiquement ou ont des horaires incompatibles, car elle permet de mener le processus de manière confortable et économique.

9) ✅ Liste de contrôle avant chaque session en ligne

Préparation préalable

• Vérifier le mandat de médiation ou de conciliation et la volonté des parties.
• Envoyer la convocation avec la date, l’heure, le lien sécurisé et le mot de passe.
• Informer que la séance ne sera pas enregistrée pour préserver la confidentialité.
• Joindre la clause d’usage des moyens télématiques et de confidentialité pour signature préalable.

Identification et sécurité

• Vérifier l’identité de chaque participant.
• Utiliser une salle d’attente virtuelle et admettre les participants individuellement.
• S’assurer qu’aucune personne non autorisée n’est présente.
• Confirmer la connexion sécurisée et l’absence d’enregistrement automatique.

Aspects techniques

• Tester le son, la caméra et la connexion avant le début.
• Prévoir un plan alternatif (téléphone ou lien de secours).
• Recommander l’usage d’écouteurs et un espace calme et privé.

Déroulement de la séance

• Rappeler les règles de la médiation et le principe de confidentialité.
• Expliquer la gestion des tours de parole et des caucus.
• Maintenir un canal de communication alternatif en cas d’incident technique.
• Garantir qu’aucune capture d’écran ni enregistrement ne soit effectué.

Clôture et suivi

• Rédiger un résumé ou procès-verbal sans données sensibles.
• Fixer la date ou le mode de la prochaine réunion.
• Formaliser les documents par signature électronique qualifiée.
• Conserver les fichiers dans un dossier sécurisé et protégé.

10) Conclusion

La visioconférence n’est pas un substitut dégradé de la médiation en présentiel, mais un outil mûr, sûr et efficace qui favorise l’accès à la médiation et à la conciliation. Elle permet d’atteindre des accords solides, confidentiels et durables, en particulier lorsque les parties sont géographiquement éloignées.

Définition du caucus en médiation

Le caucus est une réunion privée que le médiateur tient avec l’une des parties (ou avec chacune séparément) au cours du processus de médiation. Son objectif est de favoriser la communication, la réflexion et l’analyse individuelle dans un cadre confidentiel et sûr. Le médiateur peut explorer les intérêts, émotions ou besoins que la personne ne souhaite pas exprimer en séance conjointe, l’aidant à préparer son retour avec plus de clarté et de sérénité. Son utilisation doit être équilibrée et transparente, en informant toujours les parties et en respectant la confidentialité des échanges.

📞 Pour toute information ou une première séance de médiation:

Daniel Sererols Villalón
Médiateur de conflits, conciliateur privé et avocat
📧 daniel@mediadorconflictos.com
📱 +34 661 463 306