10 Sep Protection des données et médiation : quelle couverture légale avons-nous en tant que médiateurs ?

Protection des données et médiation : quelle couverture légale avons-nous en tant que médiateurs ?

Dans l’exercice de la médiation, la confidentialité et le traitement des données personnelles sont des questions essentielles. Cependant, une confusion persiste souvent : les médiateurs peuvent-ils utiliser le numéro de téléphone ou l’adresse électronique de la partie qui ne nous connaît pas encore afin de l’inviter à une séance d’information ?

La réponse est claire : oui, nous sommes légalement autorisés à le faire. Le contraire rendrait impossible le démarrage d’une médiation. Il ne faut pas confondre la réglementation sur la protection des données avec la couverture légale dont disposent les médiateurs —tout comme les avocats et les experts— pour gérer les données de contact de base des parties.

Le cadre normatif qui nous soutient :

1. Loi 5/2012 sur la médiation en matière civile et commerciale

• L’article 17 garantit la confidentialité des informations révélées en médiation, mais n’empêche pas l’utilisation des données de contact nécessaires au démarrage de la procédure.
• L’article 19 régule la demande d’ouverture et la désignation du médiateur, ce qui implique la possibilité de contacter les parties pour proposer et organiser la médiation.

2. Règlement général sur la protection des données (UE 2016/679) et LOPDGDD (LO 3/2018)

• Art. 6.1.e RGPD : le traitement est licite lorsqu’il est nécessaire pour l’exécution d’une mission d’intérêt public. La médiation, reconnue légalement, en fait partie.
• Art. 6.1.b et f RGPD : il est également légitime en raison de la nécessité de gérer une éventuelle relation contractuelle (la médiation) et de l’intérêt légitime d’offrir aux parties un mécanisme alternatif de résolution des conflits.

En conséquence, il n’est pas nécessaire de demander un consentement préalable pour utiliser le téléphone ou l’e-mail de la partie adverse, à la seule fin de l’inviter à une première séance d’information. Bien entendu, il faut limiter les données au strict nécessaire, les utiliser uniquement dans ce but et garantir la confidentialité.

Lorsqu’on s’adresse à la partie qui ne nous connaît pas encore, on peut utiliser un texte transparent et professionnel, par exemple :

« Madame/Monsieur [nom],
Je me permets de vous contacter en qualité de médiateur/ médiatrice inscrit(e) au [registre correspondant]. La partie [demanderesse] a exprimé sa volonté de résoudre le conflit existant par la médiation, conformément à la Loi 5/2012.
Dans ce cadre normatif, et conformément au RGPD et à la LOPDGDD, je suis autorisé(e) à utiliser vos données de contact (téléphone et e-mail) uniquement afin de vous inviter à une séance d’information et d’explorer la possibilité de réaliser une médiation.
Je vous garantis que toute information que vous partagerez sera traitée avec la plus stricte confidentialité et exclusivement pour l’organisation de la médiation. »

Ce type de communication rassure la partie, démontre de la transparence et reflète le professionnalisme dès le premier contact.

En résumé : les médiateurs peuvent et doivent gérer les données de contact nécessaires pour initier un processus de médiation, toujours dans les limites légales et dans le respect total de la confidentialité. Ce n’est pas un vide juridique, mais une couverture expresse qui nous habilite en tant qu’opérateurs juridiques.