01 Nov Videomediaciones

Mediaciones y videoconferencias: videomediaciones

Legalidad, practicidad y ahorro de costes para mediadores y partes

Guía práctica y actualizada para quienes desean incorporar la mediación por videoconferencia con seguridad jurídica, eficacia y una buena experiencia de usuario, especialmente cuando las partes se encuentran geográficamente distantes.

La mediación por videoconferencia es plenamente válida en el ámbito civil, mercantil y familiar, y cada vez más utilizada en mediaciones vecinales, comunitarias, escolares o laborales. En muchos casos, constituye la vía más eficiente para iniciar o completar un proceso de resolución de conflictos, especialmente cuando las partes están en lugares geográficamente separados.

Ofrece ahorro de costes y tiempo, mayor accesibilidad a profesionales y facilita la participación de personas con limitaciones de movilidad o que residen lejos. Con una adecuada preparación técnica y protocolos claros de confidencialidad, seguridad e identificación, garantiza la misma calidad y garantías que una sesión presencial. Las sesiones, para preservar la confidencialidad, no se graban salvo que todas las partes acuerden expresamente lo contrario por escrito.

1) Marco legal esencial (España, Cataluña y Unión Europea)

España (ámbito civil y mercantil)

• La mediación es válida y está promovida, incluyendo el uso de medios electrónicos (videoconferencia) y procedimientos simplificados para controversias de menor cuantía.
• Los acuerdos de mediación pueden formalizarse mediante firma electrónica y elevarse a escritura pública o ser homologados judicialmente.

Cataluña (derecho privado)

• La Ley 15/2009, de mediación en el ámbito del derecho privado, admite expresamente el uso de medios telemáticos y regula el registro de personas mediadoras.

Unión Europea

• La Directiva 2008/52/CE fomenta el uso de nuevas tecnologías en los procedimientos de mediación.
• El Reglamento eIDAS y la Ley 6/2020 garantizan la validez jurídica de la firma electrónica, especialmente la cualificada.

En síntesis, la videoconferencia es un medio plenamente legítimo para conducir sesiones de mediación y conciliación, siempre que se preserven la confidencialidad, la voluntariedad libre y la correcta identificación de las partes. Las sesiones no se graban salvo consentimiento expreso.

2) Validez jurídica y pruebas

• Identificación previa: verificación de la identidad (DNI/NIE/pasaporte) y contraste con los datos del encargo de mediación.
• Consentimiento informado: aceptación expresa del reglamento de mediación y del uso de videoconferencia.
• Integridad y trazabilidad: uso de plataformas seguras que permitan control de acceso, cifrado y registro mínimo de incidencias.
• Formalización de acuerdos: mediante firma electrónica, avanzada o cualificada según el caso.
• Admisibilidad probatoria: los documentos y firmas electrónicas no pueden verse privados de efectos jurídicos por el mero hecho de ser electrónicos.

3) Protección de datos y confidencialidad

• Base jurídica: consentimiento y/o ejecución de un contrato de mediación. Si hay datos sensibles, deben adoptarse medidas adicionales.
• Principio de minimización: evitar grabar las sesiones salvo necesidad estricta y siempre con consentimiento informado.
• Seguridad: cifrado, contraseñas, salas de espera virtuales, control de participantes y cierre seguro de las sesiones.
• Encargos a terceros: firmar contratos de encargado del tratamiento con los proveedores de videoconferencia y firma electrónica.
• Derechos de las personas: acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación del tratamiento.

4) Practicidad y ahorro de costes

Ahorro directo:

• Eliminación de desplazamientos, alquiler de salas y dietas.
• Reducción de horas no productivas por traslados o esperas.

Eficiencia:

• Agenda más flexible y disponibilidad más rápida.
• Posibilidad de incluir observadores o expertos con bajo coste adicional.
• Facilita procesos híbridos, con una parte presencial y otra online, y reuniones privadas (caucus).

Impacto ambiental:

• Menores emisiones derivadas de la movilidad y compromiso con la sostenibilidad.

Los mediadores que trabajan en formato híbrido pueden reducir sus costes indirectos entre un 30% y un 50% respecto a la práctica exclusivamente presencial.

5) Cuándo es recomendable y cuándo no

Recomendable cuando:

• Las partes viven lejos o en distintas localidades.
• Es necesario garantizar seguridad personal o emocional.
• Se requiere agilidad: sesión informativa, contacto inicial o revisión de acuerdos.

Preferible presencial cuando:

• Existe brecha digital o falta de medios técnicos.
• Hay alta conflictividad que aconseja un control más directo del espacio y el lenguaje no verbal.
• Se necesitan comprobaciones documentales físicas.

6) Buenas prácticas para una videomediación eficaz

1. Protocolo previo con reglas claras (confidencialidad, turnos, caucus, registro).
2. Prueba técnica antes de iniciar: conexión, cámara, micrófono y plan alternativo.
3. Verificación de identidad mediante sala de espera virtual.
4. Caucus o reuniones privadas controladas por el mediador.
5. Documentos compartidos a través de pantalla o carpetas seguras.
6. Firma electrónica con proveedor de confianza y sello temporal.
7. Cierre con acta y próximos pasos.

En mi práctica habitual utilizo la plataforma Zoom por su fiabilidad, cifrado y herramientas de control (salas de espera, caucus, permisos de pantalla).

7) Modelo de cláusula para el encargo de mediación (videoconferencia)

Uso de medios telemáticos y videoconferencia. Las partes acuerdan que las sesiones de mediación podrán realizarse mediante videoconferencia u otros medios telemáticos, garantizando en todo momento la confidencialidad, la identificación de las personas participantes y la seguridad de las comunicaciones. En ningún caso se realizarán grabaciones sin el consentimiento previo, expreso y por escrito de todas las partes. Los documentos y, en su caso, el acuerdo final se formalizarán mediante firma electrónica con plena validez jurídica.

8) Preguntas frecuentes

¿Tiene la mediación por videoconferencia la misma validez que la presencial?
Sí. Lo esencial son las garantías de voluntariedad, neutralidad, confidencialidad e identificación, junto con la correcta formalización de los acuerdos.

¿Se pueden grabar las sesiones?
Solo con consentimiento previo e informado de todas las personas. En general, no se recomienda para proteger la confidencialidad.

¿Cómo firmo el acuerdo final?
Mediante firma electrónica cualificada, que ofrece la máxima fuerza probatoria.

¿Cuándo es especialmente útil la videoconferencia?
Cuando las partes están en lugares distantes o con horarios incompatibles, permitiendo comodidad y ahorro.

9) Checklist rápido antes de cada sesión online

Preparación previa:

• Revisar el encargo de mediación o conciliación y confirmar la voluntariedad.
• Enviar convocatoria con fecha, hora, enlace seguro y contraseña.
• Hay que informar que la sesión no será grabada para preservar la confidencialidad.
• Adjuntar cláusula de uso de medios telemáticos y confidencialidad para firma previa.

Identificación y seguridad:

• Verificar la identidad de cada participante (DNI, NIE o pasaporte).
• Usar una sala de espera virtual y admitir participantes uno a uno.
• Hay que asegurar que no haya personas no autorizadas.
• Confirmar conexión segura y sin grabación automática.

Aspectos técnicos:

• Probar audio, cámara y conexión antes de empezar.
• Disponer de un plan alternativo (teléfono o enlace de reserva).
• Recomendar auriculares y entorno tranquilo y privado.

Desarrollo de la sesión:

• Recordar las reglas de mediación y el principio de confidencialidad.
• Explicar la gestión de los turnos y los caucus.
• Mantener un canal alternativo en caso de incidencia técnica.
• Garantizar que no se hagan capturas de pantalla ni grabaciones.

Cierre y seguimiento:

• Redactar un resumen o acta sin datos sensibles.
• Fijar la fecha o modalidad de la siguiente reunión.
• Formalizar documentos con firma electrónica cualificada.
• Guardar los archivos en una carpeta segura y protegida.

10) Conclusión

La videoconferencia no es un sustituto de menor calidad respecto a la mediación presencial, sino una herramienta madura, segura y eficiente que amplía las posibilidades de acceso a la mediación y conciliación. Permite alcanzar acuerdos sólidos, confidenciales y sostenibles, especialmente cuando las partes se encuentran en lugares diferentes.

Definición de caucus en mediación
El caucus es una reunión privada que el mediador mantiene con una de las partes, o con cada una por separado, durante el proceso de mediación. Su finalidad es favorecer la comunicación, la reflexión y el análisis individual en un entorno confidencial y seguro. El mediador puede explorar intereses, emociones o necesidades que la persona no desea expresar en sesión conjunta, ayudándola a preparar el regreso a la sesión común con mayor claridad y serenidad. Su uso debe ser equilibrado y transparente, informando siempre a las partes y respetando la confidencialidad de lo tratado.

📞 Solicita información o una primera sesión de mediación:
Daniel Sererols Villalón
Mediador de conflictos, conciliador privado y abogado
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