01 nov. Videomediacions

 

Mediacions i videoconferències: videomediacions

Legalitat, practicitat i economia de costos per a mediadors/es i parts

Guia pràctica i actualitzada per als qui volen incorporar la mediació per videoconferència amb seguretat jurídica, eficàcia i una bona experiència d’usuari, especialment quan les parts es troben geogràficament distanciades.

La mediació per videoconferència és plenament vàlida en l’àmbit civil, mercantil i familiar, i cada vegada més present en mediacions veïnals, comunitàries, escolars o laborals. En molts casos, és la via més eficient per iniciar o completar un procés de resolució de conflictes, especialment quan les parts es troben en punts geogràficament separats. Ofereix estalvi de costos i temps, accés més àgil a professionals i facilita la participació de persones amb limitacions de mobilitat o que resideixen lluny.

Amb una bona preparació tècnica i protocols clars de confidencialitat, seguretat i identificació, garanteix la mateixa qualitat i garanties que una sessió presencial. Les sessions, per preservar la confidencialitat, no es graven, tret que totes les parts acordin expressament el contrari per escrit.

1) Marc legal essencial (Espanya, Catalunya i UE)

Espanya (àmbit civil i mercantil)

• La mediació és vàlida i promoguda, incloent-hi l’ús de mitjans electrònics (videoconferència) i procediments simplificats per a controvèrsies de poca quantia.
• Els acords de mediació es poden formalitzar amb firma electrònica i elevar a escriptura pública o homologar-se judicialment si escau.

Catalunya (dret privat)

• La mediació en l’àmbit del dret privat admet la utilització de mitjans telemàtics i estableix registres i requisits de persones mediadores.

Unió Europea

• La normativa europea sobre mediació avala l’ús de noves tecnologies en els procediments de mediació.
• Per a la formalització d’acords i documents electrònics, el Reglament eIDAS i la Llei 6/2020 asseguren la validesa jurídica de la signatura electrònica (especialment la qualificada).

En síntesi: La videoconferència és un mitjà plenament legítim per conduir sessions de mediació i conciliació, sempre que es preservin la confidencialitat, la lliure voluntarietat i la correcta identificació de les parts. Les sessions no es graven, excepte consentiment exprés de totes les parts.

2) Validesa jurídica i proves

• Identificació prèvia: verificació de la identitat (DNI/NIE/passaport) i contrast amb dades facilitades a l’encàrrec de mediació.
• Consentiment informat: acceptació expressa del reglament de la mediació i de l’ús de videoconferència.
• Integritat i traçabilitat: ús de plataformes que permetin control d’accés, encriptació i registre mínim d’incidències tècniques.
• Formalització d’acords: signatura electrònica (avançada o qualificada, segons el cas).
• Admissibilitat probatòria: els documents electrònics i signatures no poden veure’s privats d’efectes pel sol fet d’ésser electrònics; allò rellevant és la seva autenticitat i integritat.

3) Protecció de dades i confidencialitat

• Base jurídica del tractament: consentiment i/o execució d’un contracte d’encàrrec de mediació; si hi ha dades sensibles, adoptar mesures addicionals.
• Principi de minimització: evitar gravar les sessions, tret que sigui estrictament necessari i sempre amb consentiment explícit i informació clara sobre finalitat i conservació.
• Seguretat: xifratge, sales d’espera, contrasenyes, control de participants i clausura segura de les sessions.
• Encàrrecs a tercers: contractar com a encarregats del tractament els proveïdors de videoconferència i signatura electrònica amb clàusules específiques.
• Drets de les persones: accés, rectificació, supressió, oposició i limitació del tractament.

4) Practicitat i economia de costos

Estalvi directe:

• Desplaçaments, lloguer d’espais i dietes pràcticament eliminats.
• Reducció d’hores no productives (trasllats, esperes).

Eficiència:

• Agenda més flexible i disponibilitat més ràpida de franges.
• Possibilitat d’incloure persones observadores o experts amb cost marginal baix.
• Facilita processos híbrids (una part presencial, l’altra en remot) i caucus en sales separades.

Impacte ambiental:

• Menys emissions per mobilitat; compromís amb la sostenibilitat.

Indicador orientatiu: En mediadors amb pràctica híbrida, l’estalvi mitjà de costos indirectes pot superar el 30–50% respecte de l’exclusivament presencial (estimació sectorial).

5) Quan és recomanable i quan no

És especialment recomanable si…

• Les parts viuen lluny o en zones geogràficament distanciades.
• Hi ha d’assegurar seguretat personal o emocional (distància física redueix tensió).
• Cal progressar ràpid (sessió informativa, primera presa de contacte, revisió d’esborranys d’acord).

Millor presencial si…

• Hi ha bretxa digital severa o dificultats d’accessibilitat tècnica.
• Alta conflictivitat que recomani més control d’espai i llenguatge no verbal.
• Cal fer comprovacions documentals físiques en el moment.

6) Bones pràctiques per a una videomediació excel·lent

1. Protocol de preparació: document amb regles del joc (confidencialitat, torns de paraula, caucus, registre).
2. Check tècnic previ: connexió, càmera, àudio, auriculars; pla B (telèfon o enllaç alternatiu).
3. Identificació i sala d’espera: admissió individual i verificació de documents.
4. Espais privats i caucus: sales separades amb control del moderador.
5. Documentació compartida: pantalla compartida i carpeta segura per a esborranys.
6. Signatura electrònica: proveïdor de confiança i segell temporal.
7. Cloenda i seguiment: acta de sessió i properes passes.

7) Model de clàusula per a l’encàrrec de mediació (videoconferència)

Ús de mitjans telemàtics i videoconferència. Les parts acorden que les sessions de mediació es podran dur a terme mitjançant videoconferència o altres mitjans telemàtics, garantint-se en tot moment la confidencialitat, la identificació de les persones participants i la seguretat de les comunicacions. En cap cas es duran a terme gravacions sense el consentiment previ, exprés i per escrit de totes les parts. Els documents i, si escau, l’acord final es formalitzaran mitjançant signatura electrònica amb validesa jurídica.

8) Preguntes freqüents (FAQ)

La mediació per videoconferència té la mateixa validesa que la presencial?
Sí. El que importa són les garanties (voluntarietat, neutralitat, confidencialitat, identificació) i la formalització correcta dels acords.

Es poden gravar les sessions?
Només amb consentiment previ i informat de totes les persones. En general, no es recomana la gravació per preservar la confidencialitat.

Com signo l’acord final?
Mitjançant signatura electrònica; la signatura qualificada té la màxima força probatòria. També es pot elevar a escriptura pública o sol·licitar homologació judicial si escau.

Quan és especialment útil la videoconferència?
Quan les parts es troben en llocs distants geogràficament o amb horaris incompatibles, ja que permet desenvolupar el procés amb comoditat i estalvi.

9) ✅ Checklist ràpid abans de cada sessió en línia

1️⃣ Preparació prèvia

• Revisar l’encàrrec de mediació o conciliació i confirmar la voluntarietat de totes les parts.
• Enviar la convocatòria amb data, hora, enllaç segur i contrasenya.
• Informar que la sessió no serà gravada per preservar la confidencialitat.
• Adjuntar la clàusula d’ús de mitjans telemàtics i de confidencialitat per signar abans de la trobada.

2️⃣ Identificació i seguretat

• Verificar la identitat de cada participant (DNI, NIE o passaport).
• Utilitzar una sala d’espera virtual i admetre els participants individualment.
• Assegurar que no hi ha persones no autoritzades a la sessió.
• Confirmar connexió segura (plataforma xifrada i sense gravació automàtica).

3️⃣ Aspectes tècnics

• Fer una prova d’àudio, càmera i connexió abans de començar.
• Tenir un pla alternatiu (telèfon o enllaç de reserva).
• Recomanar auriculars i un espai tranquil i privat a cada part.

4️⃣ Desenvolupament de la sessió

• Recordar les regles de la mediació i el principi de confidencialitat.
• Explicar com es gestionaran els torns de paraula i els caucus.
• Mantenir obert un canal alternatiu de comunicació en cas d’incidència tècnica.
• Garantir que no es fan captures de pantalla ni enregistraments.

5️⃣ Cloenda i seguiment

• Redactar un resum o acta de la sessió sense dades sensibles.
• Fixar la data o modalitat de la següent trobada.
• Formalitzar documents amb signatura electrònica (preferentment qualificada).
• Guardar tota la documentació en una carpeta segura i protegida.

10) Conclusió

La videoconferència no és un substitut devaluat de la mediació presencial, sinó una eina madura i segura que obre oportunitats de qualitat, accessibilitat i eficiència, sobretot quan les parts es troben separades geogràficament. Amb un bon marc legal i bones pràctiques, és possible assolir acords sòlids, segurs i sostenibles, preservant sempre la confidencialitat i la confiança mútua.

 

En la meva pràctica habitual, utilitzo la plataforma Zoom, per la seva fiabilitat, funcions de seguretat (sales d’espera, control de participants, xifratge) i flexibilitat per gestionar caucus* i espais privats.

 

*Definició de caucus en mediació

El caucus és una reunió privada que el mediador o mediadora manté amb una de les parts (o amb cadascuna per separat) durant el procés de mediació.
Té com a objectiu afavorir la comunicació, la reflexió i l’anàlisi individual, en un espai confidencial i segur, sense la presència de l’altra part.

En aquestes trobades, el professional pot:

• Explorar interessos, emocions o necessitats que la persona no se sent còmoda expressant en sessió conjunta.
• Ajudar-la a comprendre millor la seva pròpia posició i els possibles punts de convergència.
• Reduir tensions i preparar el retorn a la sessió conjunta amb més claredat i serenitat.

El seu ús ha de ser equilibrat i transparent: el mediador informa prèviament a totes les parts de la possibilitat de fer caucus, respectant sempre la confidencialitat del que s’hi tracta, llevat que la persona autoritzi compartir algun aspecte.

 

📞 Demana informació o una primera sessió de mediació:

Daniel Sererols Villalón
Mediador de conflictes, conciliador privat i advocat
📧 daniel@mediadorconflictos.com
📱 661 463 306